Consigue tu plantilla para la Gestión de Ausencias
¿Estás buscando un método para gestionar las ausencias y las vacaciones de tus empleados? ¿Necesitas saber qué días tus trabajadores no estarán en su puesto de trabajo?
Hemos creado una plantilla en Excel descargable (y GRATIS) para que puedas solicitar las ausencias y las vacaciones de todo tu equipo. ¡Lista para imprimir y rellenar! Gestiona y cuadra las ausencias de tus empleados y contabiliza los días que están de vacaciones o de baja. Es completamente personalizable y adaptable a tu empresa.
¡Este recurso descargable es gratuito!
¿Quieres una versión mejorada de una plantilla Excel?
El software de Factorial te permite automatizar y digitalizar la Gestión de Ausencias y Vacaciones de tu empresa. Esto significa:
- Contar con los festivos obligatorios ya importados.
- Poder crear y aplicar distintas políticas de vacaciones.
- Dejar que los empleados pidan sus propias ausencias.
- Aprobar o rechazar ausencias con un solo clic.
- Saber qué trabajador está ausente en cada momento.
- Contabilizar las ausencias de manera inmediata.
- ¡Y mucho más!
Leer más sobre la funcionalidad de Gestión de Ausencias de Factorial
Plantilla de gestión de ausencias en Excel… ¡Gratis!
Evita problemas inesperados y turnos de trabajo sin cubrir con esta plantilla de gestión de ausencias en Excel. Aumenta la eficiencia de trabajo y soluciona problemas incluso antes de que se produzcan.
Las ausencias inesperadas sin cubrir y las vacaciones incorrectamente aprobadas son ahora, parte del pasado. Los responsables de recursos humanos y de equipos de trabajo trabajarán tranquilamente con esta nueva herramienta en excel. La fórmula perfecta para siempre, tener un plan b.
Excel para el control de ausencias
Una baja específica, puntual y habitualmente, inesperada es el resultante de una ausencia laboral. Unas vacaciones, una baja de días o cualquier otra casuística en la que el trabajador no acude a su puesto de trabajo, se considera una ausencia.
Una ausencia, sea del tipo que sea, debe ser cubierta de inmediato. Nada puede o debe variar el flujo de trabajo ni afectar a la producción, clientes y resto del equipo.
Contar con una herramienta como esta plantilla de control de ausencias en excel permite personalizar el documento de forma que siempre se tenga disponible una opción o varias ante cualquier tipología de ausencias. El control de horario y turnos de trabajo tiene en esta plantilla el complemento perfecto para trabajar de forma conjunta.
Cómo poner a funcionar la plantilla de gestión de ausencias
Este documento necesitará de poco esfuerzo por parte de los responsables de equipos o de recursos humanos. Es una plantilla en Excel diseñada para funcionar casi de forma independiente. Solo habrá que verter en ella la información relevante de la empresa, sus trabajadores y la casuística particular que detonan las posibles ausencias (previstas e inesperadas).
Mantén siempre una visión global y detallada de la situación particular de la empresa y sus empleados con esta plantilla de gestión de ausencias. Es el documento más fácil de utilizar, siempre disponible y totalmente editable para incluir cualquier cambio y/o modificación en tiempo real.
Sus campos, celdas y espacios están ideados para cumplir con una función específica y pormenorizada: arrojar planes alternativos siempre disponibles ante cualquier ausencia.
Campos disponibles de la plantilla de ausencias
Las ausencias siempre deben estar totalmente controladas. Nada debe fallar en un día de trabajo en el que la productividad debe estar al máximo. Es imprescindible conocer qué está motivando las ausencias en el caso de ser repetitivas y frecuentes. Con esta plantilla se puede conocer el estado de la situación rápidamente de un único vistazo.
Los campos incluidos en esta plantilla para poder personalizar y adaptar a tu personal - equipo y empresa son entre otros: fecha, días tomados, empleado, motivo de la ausencia, días por año, días acumulados, etc.
Por mucho que las vacaciones estén contempladas con anterioridad, es fundamental tenerlas siempre en el radar de la organización del equipo de trabajo. Cualquier falta en el día a día puede suponer un problema para el cuadrante que ahora, se puede evitar con esta plantilla de ausencias en Excel.
Cómo utilizar la plantilla de gestión de ausencias en Excel
Esta plantilla es sencilla y rápida de utilizar. Una vez descargada recomendamos personalizar con los datos de la compañía y de los empleados habituales. Se puede guardar como plantilla propia y de ahí, se tendrá siempre un documento disponible completo para ir cumplimentado en cada semana, mes o ejercicio de la empresa.
Pasos para descargar y aplicar la plantilla
- Accede a través del enlace al formulario de descarga
- Cumplimenta con tu email el campo requerido
- Descarga la plantilla de gestión de ausencias en Excel
Revisa bien las dos pestañas que encontrarás en la plantilla (días tomados y festivos - días laborables). Son un gran recurso para organizar las ausencias de forma práctica. Esta plantilla será, sin duda, el mejor aliado del departamento de recursos humanos.
Plantilla de Excel vs. Software de RRHH
Olvídate de papeleos y hojas de cálculo, deja que tus trabajadores gestionen sus propias vacaciones y ausencias.
¿Por qué las plantillas en Excel pueden quedarse cortas?
A pesar de que una hoja en Excel te ayudará a resolver la gestión de las ausencias de tus trabajadores, no es la mejor manera de hacerlo. Esto es porque:
- No la puedes compartir automáticamente con los empleados.
- Los cambios deben actualizarse de manera manual.
- Requiere que cuadres ausencias tú mismo.
- El soporte en papel se puede perder o estropear.
- Permite el error humano (ausencias que se solapen, mal recuento de las vacaciones).
- Etc.
- ¿Cuándo deberías empezar a utilizar un Software?
- No decimos que las plantillas u hojas en Excel no funcionen; todo depende de las necesidades de tu departamento de Recursos Humanos o equipos. Nosotros te recomendamos pasarte a una solución más automatizada cuando:
- La plantilla crezca y más empleados pidan vacaciones.
- El departamento de RRHH se pase el día gestionando papeleo.
- Tu empresa ofrezca teletrabajo y necesites digitalizar este proceso.
- El tiempo de gestión de vacaciones te suponga más dinero que lo que te costaría un programa especializado.
Esto es lo que un software puede hacer por ti
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Beneficios de un programa para la gestión de las vacaciones
Estos son algunos de los beneficios de usar un software como el de Factorial:
- Autonomía para el trabajador. Ellos mismos pedirán las ausencias, y tú o su manager quienes las aprueben o rechacen.
- Actualización automática. Los cambios serán visibles para todos, de manera inmediata.
- Ahorro de tiempo. No más cadenas de correos electrónicos.
- Ahorro de papel. Al tenerlo no solo en formato digital sino en la nube, tu empresa será más sostenible.
- No más cálculos. El software los hará por ti, y esto también te ahorrará tiempo.
- No más error humano. Los solapamientos o errores se detectarán solos y tú recibirás un aviso cuando ocurran.
- Calendario adaptable. En el caso de Factorial, este se adapta a cada oficina de cada ciudad, teniendo en cuenta los festivos de cada localidad.
- Ausencias personalizadas. Puedes crear las que necesites.
- Creación de políticas de vacaciones. De nuevo, podrás crear las que más te convengan.
- Ayuda a la productividad. ¿Y si tus empleados tardaran medio minuto en pedir una ausencia, en lugar de tener que pedir la hoja de Excel, avisar a su manager, hacer los cálculos de las ausencias restantes...?
- Análisis de las ausencias con informes. Con Factorial también podrás extraer los datos y crear informes, todo para tomar mejores decisiones en el futuro.
¿Qué debería tener un buen Software para la Gestión de Ausencias?
Porque no todas las empresas son iguales, cada una tiene que encontrar el programa de RRHH que mejor se adapte a ella. Eso sí, hay una serie de necesidades que este tipo de software debería cubrir siempre:
- Que cuente con buenas herramientas de base. Está bien que un software tenga de todo y pueda ofrecerte muchísimas funcionalidades, pero...¿las que más necesitas realmente solucionan tus problemas? Te recomendamos hacer una lista de prioridades, y centrarte en buscar un buen programa que te ayude con ellas.
- Que sea sencillo e intuitivo. Si tus empleados y departamento de RRHH tienen que estudiar un Máster para entender un programa que se supone que tiene que "agilizar las cosas", algo está fallando. Está bien que sea práctico para los managers, pero los empleados tienen que saber utilizarlo; si no, lo pagarás y nadie conseguirá amortizarlo.
- Que cuente con un buen soporte técnico. Una solución tecnológica debe contar con un buen grupo de profesionales detrás, dispuestos a ayudarte de manera rápida en caso de cualquier incidencia.
- Que elimine pasos en la gestión de los Recursos Humanos. En el caso de la Gestión de Ausencias, utilizar el software debería llevarte menos tiempo que gestionar este proceso de manera manual. Si al final de la jornada le has dedicado las mismas horas, seguramente no es tu solución.