Quando o RH contrata uma pessoa e acaba de fazer o onboarding dela … o trabalho já está feito, certo? Na verdade, não. Muitas empresas não dão tanta importância ao processo de offboarding, e é muito comum a área de Recursos Humanos focar apenas na parte em que o funcionário é, propriamente dito, um funcionário.
No entanto, se o offboarding não for considerado algo fundamental no relacionamento com um funcionário, pode não ser feito de maneira adequada, e nesse caso a empresa estaria cometendo um erro grave. Despedir um funcionário é um processo que deve ser igualmente pensado e planeado com cuidado. Afinal, a marca empregadora está em jogo a todo momento.
Aqui, explicaremos exatamente o que é offboarding e onboarding , por que são tão importantes e quais são as etapas a seguir nestes processos.
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* Inclui caixas de seleção, perguntas para a entrevista de despedimento e uma lista de inventário da empresa.
- O que é Offboarding?
- Por que é importante para as empresas?
- Como despedir um funcionário: 11 etapas principais
- Descarregar checklist de Offboarding
- Ferramenta para melhorar o Onboarding e Offboarding na sua empresa
O que é Offboarding?
Despedir um funcionário é necessário quando ele deixa a empresa, tanto voluntária quanto involuntariamente. Embora a rotatividade de pessoal dentro de uma empresa possa ser normal, muitas vezes os departamentos de Recursos Humanos não estão totalmente preparados para isso e não percebem a importância de um bom offboarding.
A complexidade de um processo de offboarding geralmente depende de vários fatores:
1. O motivo da partida
Quando um funcionário é dispensado, algumas etapas do processo assumem mais importância do que outras. É por isso que o processo de offboarding precisará ser adaptado às condições de cada caso.
Caso o funcionário seja despedido, é importante lembrar que nessas ocasiões ter toda a documentação e o registos de tudo o que aconteceu será muito importante para minimizar erros e riscos.
2. A posição do trabalhador
Os funcionários que passaram muito tempo na empresa terão processos de onboarding mais extensos. Isso porque com mais tempo na empresa, provavelmente o RH terá que lidar com um grande número de tarefas para encerrar e documentos para verificar. Por isso, planear-se é essencial!
Por que planear o Offboarding é tão importante?
O offboarding pode parecer algo “extra” para si, um processo com o qual não devemos “perder tempo” porque não afeta a produção da empresa, mas é o contrário. Os benefícios de fazer um bom offboarding são muitos.
Além disso, está comprovado que o investimento no processo de offboarding leva a uma maior retenção de talentos. Em suma, um bom plano de offboarding permite que os responsáveis pelos Recursos Humanos facilitem o processo em ambas as partes. Assim, saber como despedir um funcionário não é mais tão difícil assim.
Criar um plano de offboarding é crucial. Aqui estão as razões para planear-se com antecedência:
- Evita possíveis perdas financeiras . Sem um plano offboarding, é mais provável que cometa qualquer erro do tipo continuar a pagar benefícios ou recursos a funcionários que não fazem mais parte da empresa.
- Cria uma boa imagem da empresa. “Ponha fim ao relacionamento” com o seu trabalhador da melhor maneira possível. Certifique-se de que o talento que sai o faça sentindo-se respeitado e valorizado por seu trabalho.
- Melhora a gestão jurídica . Reunir e assinar todos os documentos necessários neste processo é fundamental para evitar o risco de reclamações por despedimento sem justa causa.
- Melhora a logística . Como serão desempenhadas as funções do funcionário que saiu da empresa? Como a equipa irá se organizar até que essa posição seja preenchida? Quem vai substituir o funcionário que sai? Essas questões devem ser respondidas no plano de offboarding.
- Oportunidade de receber um feedback . Os funcionários que deixam a empresa são uma fonte incrível de feedback. Ouvir os motivos da sua saída ou apenas a sua opinião honesta (mais sincera do que nunca) ajudará a empresa a melhorar no futuro.
Como despedir um trabalhador: As 11 etapas principais
Despedir um trabalhador nunca é fácil. Por isso, é importante planear-se com antecedência. Definir etapas e tarefas para quando isso acontecer minimiza erros e agiliza todo o processo.
Essas etapas podem variar de acordo com cada empresa, o motivo da saída do funcionário e o cargo que ocupou na empresa. No entanto, como regra geral, as etapas que destacaremos a seguir tendem a ocorrer em quase todos os processos offboarding. Confira as 11 etapas principais abaixo:
1. Crie uma lista com caixas de seleção para o Offboarding
Nosso template inclui todas as etapas que falaremos a seguir, para além de propor perguntas para a conversa de despedimento e uma lista de estoque da empresa (economize tempo e baixe nosso template grátis ).
2. Reúna documentos e informações
A primeira coisa a se resolver ao receber a notícia de que um funcionário está deixando a empresa é a assinatura de uma carta de despedimento formal. Em seguida, o gestor ou supervisor de Recursos Humanos pode revisar todos os documentos que o funcionário assinou durante sua permanência na empresa. Por exemplo, acordos de confidencialidade podem ter sido estabelecidos no passado, contratos de benefícios, etc.
Certifique-se de que na carta de despedimento o trabalhador especifica quando será o seu último dia na empresa e quando o comunicou (com datas específicas).
Utilizando um software de gestão de Recursos Humanos como o Factorial HR , este processo será muito simples graças à sua funcionalidade de gestão documental .
3. Tarefas de contabilidade
Neste ponto, a empresa precisará lidar com as tarefas contábeis, como preparar as informações necessárias para aplicar as alterações na declaração de impostos, programar o último pagamento do salário, calcular as compensações a serem feitas, contabilizar os dias de férias, etc.
4. Informe a equipa
Em vez de permitir que outros funcionários comecem a ouvir rumores no escritório, certifique-se de que todos que serão afetados pelo despedimento de um funcionário saibam da notícia.
Isso geralmente deve ser feito uma semana e meia antes da saída do funcionário, dependendo de sua função na equipa. Após este primeiro aviso, o resto do pessoal pode ser informado.
Por respeito ao trabalhador que vai deixar o emprego, é melhor perguntar-lhe como gostaria que a empresa anunciasse a sua saída.
5. Planear a transição é essencial
O mais importante neste ponto do processo é criar um plano para tornar a transição do cargo do funcionário o mais suave possível. Este plano deve se concentrar em concluir as tarefas iniciadas e deixar o terreno pronto para o novo funcionário retomar essas funções.
Ser claro sobre como será essa transição e no que vai consistir o trabalho desse funcionário é fundamental. Esta é a fase em que o conhecimento é transferido.
Perguntas que deve responder durante esta transição:
- Quem vai substituir o funcionário?
- Que conhecimento ele precisa?
- Quem vai treinar o novo trabalhador?
- Que projetos precisam ser concluídos antes que o funcionário saia?
- O que deve passar de um funcionário para outro?
6. Comunicação com o cliente
Caso o colaborador que está saindo da empresa trabalhe em contato direto com o cliente, é muito importante que ele seja avisado e informado dessa mudança. O melhor é fazer isso de forma que o cliente continue a sentir que alguém está disponível para ele, apesar de tudo.
7. Recupere o que é propriedade da empresa
Durante o tempo em que o funcionário está na empresa, ele pode ter adquirido equipamentos e materiais que são de propriedade da empresa. Nos últimos dias antes da sua partida será preciso recolher esses objetos, que podem ser computadores, telemóveis, ratos, documento de identidade, uniforme, chaves, alvarás de estacionamento ou cartões de crédito da empresa, por exemplo.
Nosso modelo inclui uma lista de inventário da empresa para que não perca tempo com esse processo. Descarregue aqui!
8. Entrevista de offboarding
O objetivo de uma entrevista de despedimento é obter um feedback valioso sobre a experiência que o trabalhador teve dentro da empresa.
Esta será a última chance de causar uma impressão positiva na pessoa que parte. E também será uma ferramenta de coleta de informações que auxiliarão a área de Recursos Humanos a tomar melhores decisões no futuro.
Fazer as perguntas certas fornecerá informações valiosas para a empresa, sobre seus pontos fortes e fracos e sobre como melhorar.
9. Cancelar permissões e contas
Por melhor que seja o seu relacionamento com o trabalhador, por motivos de segurança ele não deve mais ter acesso ao e-mail da empresa, bem como a outras plataformas ou bancos de dados, uma vez que não faz parte da equipa.
10. Adeus
Independentemente dos motivos da saída do funcionário, tentar tornar este momento mais leve é sempre uma boa ideia. Eventos de despedida ou pequenos mimos transmitem positividade por parte da empresa para quem a integrou.
Mostre a seu funcionário que valoriza sua contribuição para a equipa. Isso pode ser feito por meio de um presente, uma carta de agradecimento dedicada de seus colegas ou até mesmo um almoço.
No último dia de trabalho do funcionário, é aconselhável enviar aviso a todos os funcionários, incentivando-os a se despedirem.
11. Mantenha a conexão após o offboarding
É sempre uma boa ideia não jogar fora nenhum contacto. Por isso, é aconselhável manter uma conexão com o ex-funcionário, inclusive por meio de canais como o LinkedIn. Manter um relacionamento positivo nunca é demais.
E aqui estão as 11 etapas para um processo de desligamento. Se ainda não descarregou o nosso Guia de Offboarding, agora é sua vez. É gratuito e o ajudará a otimizar ao máximo o processo de saída de um funcionário!
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Como já sabe, um bom processo de offboarding pode ser benéfico para ambas as partes. Mas muitas vezes é difícil dar conta de todas as etapas. Ainda que o checklist de offboarding ajude-o, as tarefas ainda devem ser feitas manualmente.
Por isso, contar com um sistema que facilite cada um desses passos pode ser fundamental. Quer ir além? Automatize várias etapas desse processo com um software de RH como o da Factorial.
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